Cở sở pháp lí: Khoản 1 Điều 4 nghị định 123/2020/NĐ-CP và công văn 54756/CT-TTHT của cục thuế Hà Nội.
1. Khái niệm thu hộ, chi hộ
Thu hộ/chi hộ là việc mà một công ty nào đó ủy quyền cho một công ty khác để thu hoặc chi các khoản tiền theo hợp đồng hay thỏa thuận. Cơ sở cho các khoản ủy quyền thu hộ và chi hộ này được nêu rõ trên các văn bản cụ thể như hợp đồng ủy quyền, văn bản ủy quyền, thỏa thuận thu hộ chi hộ và đây cũng là căn cứ để xác minh cho việc thu hộ, chi hộ cũng như chứng từ để giải trình sau này.
2. Việc thu hộ, chi hộ có phải xuất hóa đơn, kê khai thuế không?
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 nghị định 123/2020/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ:
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
Theo công văn 54756/CT-TTHT của cục thuế Hà Nội gởi Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt ngày 14 tháng 08 năm 2017:
“… Căn cứ vào các quy định trên, trường hợp Công ty cổ phần dịch vụ vận tải Đường sắt (sau đây gọi tắt là Công ty) thoả thuận với khách hàng nhận chi hộ các khoản chi phí như D/O, THC, CSDT, phí giám định, chi phí lưu container, phí bến bãi…thì khi chi trả các khoản chi phí này, các nhà cung cấp phải lập hóa đơn, ghi tên và mã số thuế của khách hàng, Công ty không kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khi thu lại số tiền chi hộ, Công ty không phải lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu theo quy định.
Trường hợp, các nhà cung cấp đã lập hóa đơn ghi tên, mã số thuế của Công ty, thì Công ty đề nghị nhà cung cấp thu hồi hóa đơn đã lập để lập lại hóa đơn mang tên khách hàng thuê Công ty chi hộ. Trường hợp, Công ty và khách hàng không thực hiện thu hồi hóa đơn đã lập thì khi thu lại tiền Công ty phải lập hóa đơn GTGT, tính thuế GTGT theo quy định…”
Theo trên, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, chỉ trừ trường hợp hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải xuất hóa đơn.
Như vậy, thu hộ, chi hộ cũng thuộc trường hợp cần phải xuất hóa đơn. Công ty yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn cho bên nhờ thu hộ, nếu nhà cung cấp đã xuất hóa đơn cho công ty thanh toán hộ thì công ty thanh toán hộ phải xuất hóa đơn cho công ty nhờ thu hộ khi thu tiền.